Uslovi obrade podataka

1.1. Klijent kao kontrolor podataka (Držalac poverljive informacije) nalaže Smart Automotive Solutions-u  (Primalac poverljive informacije) da obrađuje lične podatke u cilju pružanja Usluge Klijentu u skladu sa Ugovorom o Usluzi i Ugovorom o poverljivosti, zaključenim između Klijenta i Smart Automotive Solutions. U pogledu ličnih podataka dobijenih od Klijenta ili Fleetmotive platforme tokom pružanja Usluga, Klijent se ponaša kao kontrolor podataka, a Smart Automotive Solutions kao obrađivač podataka.

1.2. Radi izbegavanja sumnje, ovaj odeljak sadrži potpuna i konačna uputstva za Klijenta u vezi sa obradom ličnih podataka Klijenta.

1.3. Kada Smart Automotive Solutions obrađuje lične podatke u ime Klijenta kao kontrolora podataka, svaki upit, zahtev, prigovor ili žalba koju nosilac podataka (na primer, zaposleni kod Klijenta) može imati u vezi sa obradom ličnih podataka u vezi sa Uslugom treba da bude upućena i rešena od strane Klijenta.

2.1. Smart Automotive Solutions obrađuje lične podatke kako bi pružio Uslugu, poboljšao je, rešio sve probleme u vezi sa Uslugom koje Klijent može imati i obezbedio da Klijent dobije najbolje moguće korisničko iskustvo.

2.2. Smart Automotive Solutions prikuplja i obrađuje lične podatke:

• da registruje Klijenta za korišćenje Servisa, da verifikuje identitet i kreira Fleetmotive nalog;
• da šalje račune Klijentu i obrađuje plaćanja za Uslugu;
• da personalizuje klijentovo korišćenje usluge kada su podešavanja naloga podešena;
• da analizira klijentove preferencije ili korišćenje Usluge;
• da komunicira sa Klijentom ili subjektom podataka radi informisanja o usluzi i pružanju podrške u vezi sa Uslugom, odgovora na pitanja i obrade zahteva;
• za poboljšanje usluge ili za razvoj novih funkcija;
• da analizira i izmeri kako se Fleetmotive servis koristi. Na primer, analizira podatke o korišćenju Servisa za optimizaciju dizajna proizvoda, za generisanje izveštaja i kreiranje statistike;
• za isporuku personalizovanih oglasa, promocija i ponuda;
• radi zaštite pravnih interesa Smart Automotive Solutions, njegovih korisnika i trećih lica i iz pravnih razloga kao što su npr. sprovođenje naših Uslova i odredbi, sporazuma ili politika, poštovanje svih važećih zakona i pomoć državnim organima u sprovođenju zakona.

3.1. Smart Automotive Solutions prikuplja, generiše i prima informacije na različite načine kada Klijent koristi uslugu ili je naruči. Neke od ovih informacija predstavljaju lične podatke.

3.2. Kategorije vlasnika podataka uključuju klijentove zaposlene, predstavnike i druge vlasnike podataka koji će biti registrovani pod nalogom Klijenta.

3.3. Klijent se stara da je dobio sve neophodne saglasnosti i/ili se oslanja na druge odgovarajuće pravne osnove za obradu ličnih podataka vlasnika podataka. Klijent potvrđuje da su vlasnici podataka obavešteni o tome da se njihovi lični podaci prenose kompaniji Smart Automotive Solutions kao obrađivaču i drugim trećim licima (podprocesorima) koje koristimo za pružanje Usluge.

3.4. Prilikom otvaranja naloga u Fleetmotive ili naručivanja usluge, Klijent pruža sledeće informacije, koje sadrže lične podatke:

3.4.1. ime/naziv kompanije;

3.4.2. adresa e-mail;

3.4.3. informacije o plaćanju;

3.4.4. broj telefona;

3.4.5. adresa za isporuku/fakturisanje;

3.4.6. sve druge informacije koje su date u ovu svrhu.

3.5. Neke informacije mogu biti obrađene dok Klijent ili vlasnik podataka (na primer, zaposleni Klijenta) koristi Uslugu. U zavisnosti od obima i konfiguracije Fleetmotive usluge, ove informacije takođe mogu sadržati lične podatke:

3.5.1. podaci o vozilu (na primer, marka, tip i marka vozila, kilometraža, tehničke informacije itd);

3.5.2. podaci o vozaču (lokacija, rute, vozačke navike, brzina, pravac, itd);

3.5.3. digitalni tahograf i podaci i aktivnosti vozača (na primer, broj vozačke dozvole, ime, vreme provedeno na pauzama, vreme početka, zaustavljanja i završetka vožnje, trajanje vožnje, kalibracija tahografa, proizvođač tahografa, informacije o kontroli tahografa, kalendar odsustva itd);

3.5.4. podaci veb pretraživača vlasnika podataka (na primer, IP adresa, tip pretraživača, verzija itd.);

3.5.5. druge podatke, koje Fleetmotive može da primi tokom korišćenja Servisa i koji u vezi sa drugim informacijama mogu sadržati lične podatke (na primer, podatke o temperaturi, podatke senzora goriva itd).

3.6. Nakon korišćenja ili konfigurisanja podešavanja Fleetmotive naloga, Klijent može da pruži neke informacije koje mogu da sadrže lične podatke:

3.6.1. Podaci o zaposlenom (vozaču) klijenta (na primer, ime, adresa e-mail, broj telefona, datum rođenja, vozni park polovnih vozila i polovno vozilo, broj vozačke dozvole, broj kartice digitalnog tahografa i drugi podaci koji su dostavljeni);

3.6.2. podaci o voznom parku, prema korišćenju i konfiguraciji Fleetmotive servisa;

3.6.3. istorija komunikacije sa Klijentom i subjektom podataka;

3.6.4. druge informacije, koje Klijent može da pruži i koje u vezi sa drugim informacijama mogu sadržati lične podatke (na primer, kontrolne liste voznog parka, lokaciju, vremensku zonu, fotografiju itd.).

3.7. Klijent može izabrati da integriše usluge trećih strana u vezi sa određenim aspektima Fleetmotive usluge. Usluga treće strane je softver koji se integriše sa Uslugom i Klijent može da omogući ili onemogući takvu integraciju za Fleetmotive nalog. Kada se omogući, relevantni dobavljač usluga treće strane može da deli ili prima određene informacije (uključujući uvoz ili izvoz). Klijent treba da proveri podešavanja privatnosti ovih usluga trećih strana da bi razumeo koji podaci mogu biti otkriveni Fleetmotive-u.

4.1. Smart Automotive Solutions će obrađivati navedene podatke sve dok pruža uslugu Klijentu i dok Klijent ima aktivan Fleetmotive nalog. Međutim, lični podaci se mogu izbrisati u bilo kom trenutku na zahtev Klijenta.

4.2. Osim ako važeći zakon nalaže, Smart Automotive Solutions nema obavezu da čuva lične podatke Klijenta nakon raskida ugovora sa Klijentom. Nakon raskida ugovora, Smart Automotive Solutions može nastaviti da čuva neke lične podatke, ograničene na minimalni potreban iznos, kako bi ispunio zakonske obaveze, obezbedio pouzdane rezervne sisteme, rešio spor između Klijenta i Smart Automotive Solutions, ako ga ima, sprečio prevaru i zloupotrebe, sproveo ugovor i/ili ostvario svoje legitimne interese ili interese trećih strana.

5.1. Da bi Smart Automotive Solutions mogao da pruži uslugu, sarađujemo sa trećim stranama koje nam pružaju različite usluge potrebne u redovnom toku poslovanja. Kategorije trećih strana primalaca (podprocesora) ličnih podataka obuhvataju pružaoce usluga hostinga i kolokacije servera, mreže za komunikaciju i isporuku sadržaja, pružaoce usluga za bezbednost podataka, pružaoce usluga naplate i obrade plaćanja, otkrivanje i sprečavanje prevara provajderi, veb analitika, dobavljači usluga distribucije i praćenja e-mail, usluga snimanja sesija, provajderi reklamnih i marketinških usluga, IT, pravni i finansijski savetnici, između ostalog („Provajderi usluga trećih strana“).

5.2. Provajderi usluga treće strane dobijaju količinu ličnih podataka koja im je neophodna da bi nam pružili traženu uslugu. Smart Automotive Solutions deli lične podatke samo sa takvim pružaocima usluga trećih lica koji su se obavezali da će poštovati obaveze zaštite podataka, pružiti dovoljne garancije i primeniti odgovarajuće tehničke i organizacione mere, i na drugi način poštovati važeće zakone o zaštiti podataka o ličnosti. Smart Automotive Solutions ostaje odgovoran za obradu ličnih podataka koju sprovode treći provajderi usluga koje angažujemo za odgovarajuću obradu podataka u skladu sa važećim zakonima.

5.3. Klijent daje opšte ovlašćenje Smart Automotive Solutions da angažujemo dobavljače usluga ili podprocesore treće strane. Klijent može pristupiti informacijama o našim pružaocima usluga trećih strana na svom Fleetmotive nalogu, gde je moguće pretplatiti se na obaveštenja o promenama u listi podprocesora, kao i informacijama o pravu Klijenta na prigovor na takve promene. U slučaju da se Klijent usprotivi angažovanju novog podprocesora, Klijent i Smart Automotive Solutions će pronaći rešenje za dalju obradu podataka u ograničenom obimu bez upotrebe određenog podobrađivača ili, ako se takvo rešenje ne može naći, dogovoriti prestanak Usluge u skladu sa uslovima raskida navedenim u Ugovoru o Usluzi.

5.4. U određenim situacijama, Smart Automotive Solutions može imati zakonsku obavezu da deli informacije o Klijentu sa trećim licima, ako je to propisano zakonom ili kada informacije zatraže državni organi.

5.5. Lični podaci koje Fleetmotive platforma obrađuje mogu se preneti dobavljačima usluga trećih lica koji se nalaze izvan Evropske unije. U takvim slučajevima delićemo lične podatke samo sa onim primaocima koji su se obavezali da se pridržavaju neophodnih zahteva za zaštitu podataka i koji su u stanju da obezbede odgovarajući nivo zaštite ili su dali adekvatne garancije.

6.1. Smart Automotive Solutions koristi razumne i odgovarajuće organizacione, tehničke i administrativne mere u skladu sa važećim zakonima o zaštiti podataka u cilju zaštite poverljivosti, integriteta i dostupnosti ličnih podataka. Nažalost, nijedan sistem za prenos ili skladištenje podataka nije 100% garantovano  bezbedan, stoga Smart Automotive Solutions podstiče Klijenta da vodi računa o ličnim podacima u svom posedu koji se obrađuju na mreži i postavi jake lozinke za Fleetmotive nalog, ograniči pristup računaru i pretraživaču. Odjavite se nakon završetka sesije i izbegavajte da Fleetmotive-u pružite bilo kakve osetljive informacije čije bi otkrivanje moglo da nanese značajnu štetu vlasniku podataka.

6.2. Svo ovlašćeno osoblje kompanije Smart Automotive Solutions uključeno u obradu ličnih podataka Klijenta i trećih lica obavezalo se na obavezu poverljivosti i neće pristupiti ili na drugi način obrađivati lične podatke bez odobrenja Klijenta ako to nije za potrebe pružanja Usluge.

6.3. U slučaju povrede ličnih podataka, Smart Automotive Solutions će obavestiti Klijenta u skladu sa obavezama utvrđenim važećim zakonima i pružiti razumnu pomoć u vezi sa istragom povrede ličnih podataka i obaveštenjem nadzornom organu i vlasnicima podataka u vezi sa takvim povredama podataka.

6.4. Uzimajući u obzir prirodu obrade, Smart Automotive Solutions će pomoći Klijentu u pružanju tehničkih ili organizacionih mera, u meri u kojoj je to moguće, za ispunjenje obaveza Klijenta kao kontrolora podataka u vezi sa:

6.4.1. sve zahteve vlasnika podataka Klijenta u pogledu pristupa ili ispravljanja, brisanja, ograničenja, prenosivosti, blokiranja ili brisanja njihovih ličnih podataka koji se obrađuju u Fleetmotive u ime Klijenta. U slučaju da vlasnik podataka pošalje takav zahtev direktno Smart Automotive Solutions, odmah ćemo proslediti takav zahtev Klijentu;

6.4.2. istraživanje povrede ličnih podataka i obaveštenje nadzornom organu i vlasnicima podataka Klijenta u vezi sa takvom povredom ličnih podataka;

6.4.3. po potrebi, priprema procene uticaja na zaštitu podataka i gde je potrebno, obavljanje konsultacija sa bilo kojim nadzornim organom.

7.1. Na zahtev Klijenta, Smart Automotive Solutions je saglasan da pruži dovoljno informacija kako bi pokazao usklađenost sa važećim zakonima o zaštiti podataka. Ove informacije treba da budu dostavljene u meri u kojoj su takve informacije pod našom kontrolom i nismo sprečeni da ih otkrijemo prema važećem zakonu, obavezi čuvanja poverljivosti ili bilo kojoj drugoj obavezi koju dugujemo trećoj strani.

7.2. Ako dostavljene informacije, prema Klijentovoj razumnoj proceni nisu dovoljne, saglasni smo da dozvolimo i doprinesemo reviziji obrade podataka.

7.3. Takvu reviziju će izvršiti nezavisna treća strana sa dobrom tržišnom reputacijom, koja ima iskustvo i kompetentnost za sprovođenje revizija obrade podataka i potvrđenu od strane Smart Automotive Solutions i Klijenta.

7.4. Takva revizija će se izvršiti u vreme dogovoreno između Klijenta i Smart Automotive Solutions u roku od 2 (dva) meseca od trenutka kada je Klijent pisanim putem zahtevao reviziju. Revizor će morati da potpiše ugovor o poverljivosti koji uključuje obavezu da ne otkriva poslovne informacije u svom revizorskom izveštaju koji će takođe biti dostavljen nama. Revizija će se vršiti tokom uobičajenog radnog vremena kompanije Smart Automotive Solutions, bez mešanja u poslovne aktivnosti kompanije. Naručilac ima pravo da zahteva reviziju jednom u 2 godine. Sve troškove revizije snosi Klijent.

8.1. Smart Automotive Solutions može povremeno da promeni ovu politiku, na primer, u slučaju da se uvedu nove usluge ili funkcije. U slučaju izmena ili bilo kakvih promena, blagovremeno ćemo obavestiti Klijenta slanjem elektronskog obaveštenja predstavniku Klijenta sa naznakom prirode i obima izmena. Izmene i dopune se primenjuju od trenutka koji naznačen u ovom delu veb stranice.

8.2. Nastavkom korišćenja usluge Fleetmotive ili na drugi način pružanjem ličnih podataka Smart Automotive Solutions-u, nakon sprovođenja izmena i dopuna, Klijent je saglasan sa ažuriranim uslovima.

Ako imate bilo kakva pitanja o obradi ličnih podataka ili ovim Uslovima obrade podataka, kontaktirajte nas koristeći kontakt podatke u nastavku:

podrska@fleetmotive.rs

office@smartautomotives.rs

Smart Automotive Solutions

Vojvode Stepe 16, Inđija 22320

+381 60 73 000 73

Ovi Uslovi obrade podataka su na snazi od 01. januara 2022.